Privacyverklaring
Heemkundekring de Heerlijckheijd Nispen,
hierna te noemen ‘de heemkundekring’,
hecht veel waarde aan de bescherming
van uw persoonsgegevens.
Via deze verklaring willen we een helder
inzicht geven hoe wij omgaan met
persoonsgegevens.
Dit betekent in ieder geval dat de
heemkundekring:
●
uw persoonsgegevens verwerkt in
overeenstemming met het doel waarvoor
deze zijn verstrekt, deze doelen en type
persoonsgegevens zijn beschreven in
deze Privacyverklaring;
●
de verwerking van uw
persoonsgegevens beperkt tot enkel die
gegevens welke minimaal nodig zijn voor
de doeleinden waarvoor ze worden
verwerkt;
●
u om uw uitdrukkelijke toestemming
vraagt als zij deze nodig heeft voor de
verwerking van uw persoonsgegevens;
●
passende technische en
organisatorische maatregelen heeft
genomen zodat de beveiliging van uw
persoonsgegevens gewaarborgd is;
●
geen persoonsgegevens doorgeeft
aan andere partijen, tenzij
a) dit nodig is voor uitvoering van de
doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, of
b) op basis van een wettelijke verplichting
daartoe.
●
op de hoogte is van uw rechten
omtrent uw persoonsgegevens, u hierop
wil wijzen en deze respecteren;
Als heemkundekring zijn wij
verantwoordelijk voor de verwerking van
uw persoonsgegevens. Indien u na het
doornemen van onze privacyverklaring, of
in algemenere zin, vragen hierover hebt of
contact met ons wenst op te nemen, dan
kan dit via de contactgegevens onder aan
dit document.
Verwerking van persoonsgegevens
Door de heemkundekring worden van elk
lid persoonsgegevens verwerkt ten
behoeve van
●
de ledenadministratie en contributie-
inning;
●
convocaties voor
ledenvergaderingen;
●
aanmelding voor ledenactiviteiten en
de betaling van deelnamekosten;
●
vrijwilligerswerk in opdracht van en
onder auspiciën van het bestuur;
●
het verspreiden van het jaarboek;
●
het verspreiden van periodieke
nieuwsbrieven en ad hoc
(nieuws)berichten;
Hiervoor worden van elk lid de
navolgende gegevens verzameld:
●
voornaam, achternaam en
tussenvoegsel;
●
geslacht;
●
adres (straat, huisnummer, postcode,
woonplaats);
●
telefoonnummer (vast en/of mobiel);
●
e-mailadres(sen);
●
bankgegevens;
Door de heemkundekring worden
persoonsgegevens van derden verwerk
ten behoeve van
●
de verwezenlijking van de
doelstellingen van de vereniging zoals
vermeld in artikel 3 van haar statuten.
Hiervoor worden door de heemkundekring
de volgende gegevens verzameld:
●
foto’s;
●
filmopnamen;
●
geluidsopnamen;
●
bidprentjes;
●
artikelen uit kranten en tijdschriften;
●
overige archiefmaterialen en
documentatie;
Persoonsgegevens van leveranciers
worden verwerkt ten behoeve van de
volgende doelstelling(en):
●
administratieve doeleinden;
●
communicatie over de opdracht en/of
uitnodigingen;
●
et uitgeven van een opdracht;
Voor de bovenstaande doelstelling(en)
worden door de heemkundekring de
volgende persoonsgegevens verzameld:
●
voornaam, achternaam en
tussenvoegsel;
●
zakelijk telefoonnummer (vast en/of
mobiel);
●
zakelijk e-mailadres;
●
bankgegevens voor betalingen;
Bewaring van gegevens
●
De persoonsgegevens worden door
de heemkundekring geregistreerd in een
Microsoft Excel bestand.
●
Het gegevensbestand wordt bewaard
op een computersysteem bij de
penningmeester-ledenadministrator. Een
kopie van het gegevensbestand wordt
bewaard op een computersysteem bij de
secretaris.
●
De heemkundekring maakt back-ups
van de persoonsgegevens op digitale
gegevensdragers om deze te kunnen
herstellen. Ten behoeve van de
verspreiding van de jaarboeken wordt
jaarlijks eenmalig een actuele ledenlijst
uitgeprint.
●
De namen en adressen van
bovengenoemde functionarissen zijn te
raadplegen via de website van de
heemkundekring
(http/www.heemkundenispen.nl/bestuur)
en de colofon in onze jaarboeken en
nieuwsbrieven.
Beveiliging
De heemkundekring heeft passende
technische en organisatorische
maatregelen genomen om
persoonsgegevens van u te beschermen
tegen onrechtmatige verwerking. Zo
hebben we bijvoorbeeld de volgende
maatregelen genomen:
●
Alle personen die van uw gegevens
die ons bezit zijn kennis kunnen nemen,
zijn gehouden aan geheimhouding
daarvan.
●
De heemkundekring pseudonimiseert
en zorgt voor de encryptie van
persoonsgegevens als daar aanleiding toe
is. E-mail berichten gericht aan meerdere
geadresseerden, worden B.c.c.
verzonden.
●
De heemkundekring test en evalueert
regelmatig haar maatregelen.
●
Medewerkers van de
heemkundekring zijn geïnformeerd over
het belang van de bescherming van
persoonsgegevens.
Beschikbaarstelling aan derden
●
Bestuursleden en vrijwillige
medewerkers van de heemkundekring
hebben inzage in de persoonsgegevens
voor zover dat noodzakelijk is voor de
uitoefening van hun taak. Zij zijn
geïnformeerd over het belang van de
bescherming van persoonsgegevens.
●
De heemkundekring geeft nooit
persoonsgegevens door aan andere
partijen waarmee zij geen
verwerkersovereenkomst – bijvoorbeeld
ten behoeve van de automatische incasso
van de contributie - heeft afgesloten. Met
deze partijen (verwerkers) maakt de
heemkundekring uiteraard de nodige
afspraken om de beveiliging van uw
persoonsgegevens te waarborgen.
●
De heemkundekring zal
persoonsgegevens nooit voor
commerciële doeleinden verkopen of
delen met derden zonder uw
toestemming.
●
De heemkundekring zal de door u
verstrekte gegevens niet aan andere
partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk
verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld
hiervan is dat de politie in het kader van
een onderzoek (persoons)gegevens
opvraagt. In een dergelijk geval dient de
heemkundekring medewerking te verlenen
en is dan ook verplicht deze gegevens af
te geven.
●
De heemkundekring kan
persoonsgegevens slechts delen met
derden indien u ons hier schriftelijk
toestemming voor heeft verleend. Er
worden geen persoonsgegevens verstrekt
aan partijen welke gevestigd zijn buiten de
EU.
●
De heemkundekring verwerkt in
voorkomend bijzonder geval alleen
persoonsgegevens van personen jonger
dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke
toestemming is gegeven door de ouders,
verzorgers of wettelijke
vertegenwoordigers.
Bewaartermijn
●
De heemkundekring bewaart
persoonsgegevens niet langer dan
noodzakelijk voor het doel waarvoor deze
zijn verstrekt dan wel op grond van wat
door de Wet is vereist.
●
Gegevens ten behoeve van de
financiële administratie - waarin ten
behoeve van de betaalde contributie het
bankrekeningnummer vermeld wordt -
worden 7 jaar bewaard.
●
Overigens gegevens - waaronder
naam, adres, telefoonnummer en e-
mailadres - worden maximaal 1 jaar na
bevestiging van het einde van het
lidmaatschap bewaard.
Vernietiging
Na het verstrijken van de bewaartermijn
worden de persoonsgegevens verwijderd
van de computersystemen en overige
(digitale) gegevensdragers. De jaarlijks
geprinte actuele ledenlijst ten behoeve
van de verspreiding van het jaarboek
wordt uiterlijk 2 weken na publicatie van
het jaarboek versnipperd.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of
verwijdering van de persoonsgegeven die
de heemkundekring van u heeft
ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken
tegen de verwerking van uw
persoonsgegevens (of een deel hiervan)
door de heemkundekring of door één van
onze verwerkers. Ook heeft u het recht
om de door u verstrekte gegevens door
ons te laten overdragen aan uzelf of in
opdracht van u direct aan een andere
partij. De heemkundekring kan u vragen
om u te legitimeren voordat zij gehoor kan
geven aan voornoemde verzoeken. Mag
de heemkundekring uw
persoonsgegevens verwerken op basis
van een door u gegeven toestemming
hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze
toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de
verwerking van uw persoonsgegevens
dan vragen wij u hierover direct contact
met ons op te nemen. Komen wij er
samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk
erg vervelend. U heeft dan altijd het recht
een klacht in te dienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens. Dit is de
toezichthoudende autoriteit op het gebied
van privacybescherming.
Vragen
Hebt u naar aanleiding van onze
privacyverklaring nog vragen of
opmerkingen? Neem dan contact met ons
op.
Heemkundekring de Heerlijckheijd Nispen